Viele Mitarbeitende schätzen es, wenn sie zu Hause oder unterwegs arbeiten können. Das erlaubt ihnen, Arbeit und private Verpflichtungen zu vereinbaren. Sie können die Mittagspause mit ihren Kindern verbringen oder die betagte Mutter nach der Arbeit zum Arzttermin begleiten.
Welche Aufgaben in Ihrem Betrieb eignen sich für mobiles Arbeiten? Prüfen Sie die bestehenden Stellen und achten Sie bei neu ausgeschriebenen Stellen darauf, ob die Arbeit auch anderswo erledigt werden kann.
Bei gewissen Stellen ist mobiles Arbeiten schwierig – z. B. wenn Mitarbeitende in persönlichem Kontakt mit Kundschaft sind oder Aufträge vor Ort erledigen. Aber auch bei diesen Stellen gibt es häufig Arbeiten, die ortsungebunden erledigt werden können: Berichte schreiben, Planungen erstellen, Konzepte entwickeln, Rechnungen stellen oder Material bestellen.
Diskutieren Sie gemeinsam mit den Mitarbeitenden über die Möglichkeit von Homeoffice und mobilem Arbeiten. Definieren Sie, was möglich und erwünscht ist.
Besprechen Sie gemeinsam die Rahmenbedingungen zum mobilen Arbeiten. Halten Sie die wichtigsten Aspekte im Einzelarbeitsvertrag, in den Anstellungsbedingungen oder einem Arbeitsreglement fest:
Hier finden Sie weitere Informationen zur Homeoffice-Vereinbarung als Zusatz zum Arbeitsvertrag:
Definieren Sie auch, wie Sie als Team konkret zusammenarbeiten wollen und wie Sie sich über die zu erledigenden Aufgaben absprechen, z. B.:
Falls Sie Grenzgängerinnen und Grenzgänger im Homeoffice beschäftigen, sind sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Aspekte zu beachten:
Arbeitet jemand regelmässig im Homeoffice, bietet es sich an, einen Arbeitsplatz zu Hause einzurichten.
Besprechen Sie mit den Mitarbeitenden die Infrastruktur, die sie benötigen, und statten Sie sie nach Möglichkeit damit aus – z. B. Laptop, Smartphone etc.
Sorgen Sie dafür, dass alle auch von zu Hause und unterwegs auf Dokumente und Programme zugreifen können.
Wenn Sie mit einer Person ein neues Arrangement oder neue Regeln zum mobilen Arbeiten ausgemacht haben, können Sie das mobile Arbeiten drei bis sechs Monate testen. Danach können Sie gemeinsam bilanzieren, was gut und was weniger gut funktioniert hat.
Eine Testphase ist auch hilfreich, wenn Sie neue Mobile-Work-Regeln im ganzen Betrieb einführen wollen.
Die Führungsaufgaben ändern sich, wenn Mitarbeitende mobil arbeiten. Sie bleiben aber genauso wichtig.
Führungspersonen müssen wissen, was die Mitarbeitenden brauchen, um gut arbeiten zu können. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie oder die Vorgesetzten den Kontakt mit den Mitarbeitenden halten und regelmässig Feedback geben. Dafür eignen sich insbesondere individuelle Gespräche, z. B. in Form eines wöchentlichen Austausches.
Diese Themen sind für einen regelmässigen Austausch gut geeignet:
Ein gutes Teamklima ist herausfordernd, wenn virtuell gearbeitet wird.
Austausch und Teambesprechungen sind auch mit Mitarbeitenden im Homeoffice wichtig. Übertragen Sie deshalb Bürorituale ins Digitale oder bitten Sie auch die Vorgesetzten, das zu tun. Auch mit Mitarbeitenden im Homeoffice sind Austausch und Teambesprechungen wichtig. Virtuelle Kaffeepausen und regelmässige Teamsitzungen – vor Ort oder digital – tragen zum Teamzusammenhalt bei.
Besprechen Sie regelmässig:
Übrigens: Bei Videokonferenzen ist es besonders wichtig, dass Gespräche klar strukturiert und moderiert werden und dass alle zu Wort kommen können.
Homeoffice und mobiles Arbeiten können zwar die Vereinbarkeit von Beruf und Familie verbessern, bringen aber auch Herausforderungen mit sich. Bei einigen Mitarbeitenden verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Andere haben vielleicht Rückenschmerzen, weil der Arbeitsplatz zu Hause weniger ergonomisch eingerichtet ist.
Vorgesetzte haben auch auf Distanz eine Fürsorgepflicht für die physische und psychische Gesundheit ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie und Ihre Vorgesetzten in gutem Kontakt zu den Mitarbeitenden sind, können Sie früh auf Überlastungen reagieren und bei der Selbstorganisation des Arbeitsalltags unterstützen.
In der HR-Toolbox der Gesundheitsförderung Schweiz finden Sie weitere Tools und Tipps. Die HR-Toolbox ist kostenlos, Sie müssen sich aber registrieren.
Achten Sie beim mobilen Arbeiten vor allem auf folgende Punkte:
Hier finden Sie ausführlichere Informationen dazu, was bei Homeoffice aus rechtlicher Sicht zu beachten ist: