Mitarbeitende schätzen flexible Arbeitszeitmodelle. So können sie Job und private Verpflichtungen besser miteinander vereinbaren. Unternehmen profitieren wiederum von loyalen und motivierten Arbeitskräften. Und sie sind attraktiv für die jüngsten Generationen.
Mit Gleitzeit können Ihre Mitarbeitenden ihren Arbeitstag in einem gewissen Rahmen flexibler einteilen. Den Rahmen legen Sie fest.
Legen Sie die Eckwerte für Ihr Gleitzeitsystem fest: Zu welchen Zeiten brauchen Sie die Mitarbeitenden? Und zu welchen Zeiten ist mehr Flexibilität möglich?
Vielleicht ist in einem ersten Schritt auch eine Testphase hilfreich.
Diese Modalitäten halten Sie am besten schriftlich fest – zum Beispiel in einem Dienst- oder Personalreglement, in den allgemeinen Arbeitsbedingungen, direkt im Arbeitsvertrag oder in einem eigenen Gleitzeitreglement.
Vorlagen, Checklisten und Informationen:
Bei diesem Modell legen Sie eine wöchentliche, monatliche oder jährliche Arbeitszeit fest. In diesem Zeitraum können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit frei einteilen oder unterschiedlich viele Schichten übernehmen. Je länger der Zeitraum, desto mehr Flexibilität entsteht.
Die Mitarbeitenden arbeiten z. B. in den Schulferien weniger und dafür mehr, wenn es viel zu tun gibt. Davon profitieren alle.
Welche Mitarbeitenden können zu welchen Zeiten wieviel arbeiten? Wer ist wann besonders flexibel und kann einspringen, wenn es mehr zu tun gibt? Klären Sie diese Punkte gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden oder übergeben Sie einen Teil der Organisation direkt Ihren Teams.
Halten Sie die Rahmenbedingungen schriftlich fest – zum Beispiel in einem Dienst- oder Personalreglement, in den allgemeinen Arbeitsbedingungen oder direkt im Arbeitsvertrag:
Weitere Informationen zu Arbeitsmodellen und den rechtlichen Folgen:
Flexibilität schätzen wir alle. Wer für Kinder oder pflegebedürftige Personen verantwortlich ist oder ein zeitintensives Hobby hat, muss aber auch langfristig planen können. Planen Sie deshalb die Arbeitseinsätze frühzeitig.
Prüfen Sie regelmässig – z. B. einmal pro Monat – ob jemand deutlich zu viel oder zu wenig gearbeitet hat. Falls nötig, suchen Sie das Gespräch mit den betreffenden Mitarbeitenden.
Bei der Lebensarbeitszeit werden über eine lange Zeit Plusstunden angesammelt, die erst Jahre später bezogen werden. Dieses Modell eignet sich gut, um eine Auszeit oder eine schrittweise Pensionierung zu realisieren.
Es ist zentral, das Modell gut zu planen und vertraglich festzuhalten. Z. B. sollte geklärt werden, wie die Plusstunden in Geld umgewandelt werden, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder arbeitsunfähig wird.
Legen Sie fest, wie der Betrieb mit Plus- und Minusstunden umgeht und halten Sie die Eckwerte in einem Reglement fest:
Achtung: Unterscheiden Sie zwischen freiwillig geleisteten Plusstunden, angeordneten Überstunden und Überzeit (Arbeitszeit, die über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinaus geleistet wird).
Weitere Informationen finden Sie hier:
Angepasste Tagesarbeitszeiten können den Mitarbeitenden helfen, Arbeit und private Verpflichtungen unter einen Hut zu bringen.
Arbeitet eine Person Teilzeit, können Sie kürzere Arbeitstage vereinbaren. Zum Beispiel: Jemand arbeitet bei einer 40-Stunden-Woche und einem 80 %-Pensum täglich 6,4 Stunden.
Das hilft den Mitarbeitenden, sich dem Tagesrhythmus ihrer Familie anzupassen: Sie können z. B. die Kinder in die Schule schicken und wieder in Empfang nehmen oder Angehörige betreuen.
Wenn Mitarbeitende die festgelegte Wochenarbeitszeit auf weniger Tage verteilen können, sind sie flexibler bei der Planung. Z. B. kann ein 90 %-Pensum in vier Tagen à 9 Stunden geleistet werden (bei einer 40-Stunden-Woche).
Dadurch können sich z. B. Eltern gegenseitig bei der Betreuung ihrer Kinder ablösen. Betriebe erhalten damit den Vorteil, ihre Ansprechzeiten für die Kundschaft ausdehnen zu können.
Wenn der Arbeitstag zu versetzten Zeitpunkten beginnt, profitieren Mitarbeitende und Betriebe von dieser Flexibilität. Eltern können ihre Kinder morgens vor oder nachmittags nach der Schule betreuen. Der Betrieb kann längere Öffnungs- und Servicezeiten anbieten, indem er den Arbeitstag zunächst mit wenigen Mitarbeitenden beginnt, in der Zeit der vollen Belastung die komplette Besetzungsstärke erreicht und gegen Ende des Tages die Belegschaft gestaffelt auslaufen lässt.
Die familiären oder individuellen Bedürfnisse verändern sich mit der Zeit, beispielsweise wenn ein Kind in die Schule kommt oder wenn sich der Gesundheitszustand einer betreuten Person verändert. Sie sollten darum Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitenden besprechen und bei Bedarf anpassen.
Kurz mal weg von der Arbeit? Viele Mitarbeitende schätzen es, wenn sie an einem Arbeitstag einen persönlichen Termin wahrnehmen können – bezahlt oder unbezahlt.
Der Betrieb muss in dieser Zeit weiterlaufen. Legen Sie darum die Eckwerte fest, wann Mitarbeitende kurz abwesend sein dürfen. Z. B.: «Es müssen immer mindestens zwei Personen am Empfang anwesend sein».
Häufig funktioniert es gut, wenn die Mitarbeitenden kurze Abwesenheiten untereinander absprechen können.
Unbezahlter Urlaub hilft, wenn das Privatleben in intensiven Phasen mehr Aufmerksamkeit fordert. Er erlaubt den Mitarbeitenden eine berufliche Auszeit, ohne dass sie kündigen müssen. Das kommt auch den Betrieben entgegen, weil sie gute Mitarbeitende langfristig halten können.
Während des unbezahlten Urlaubs steht das Arbeitsverhältnis vorübergehend still. Die Mitarbeitenden erbringen keine Arbeit und erhalten keinen Lohn.
Falls Sie nichts anderes vereinbaren, gilt während des unbezahlten Urlaubs:
Achtung: Von einem unbezahlten Urlaub vor dem Mutterschaftsurlaub wird abgeraten. Denn das tiefere Einkommen führt zu einer geringeren Mutterschaftsentschädigung.
Weitere Informationen:
Regeln Sie unbezahlten Urlaub in einer Vereinbarung. Halten Sie darin fest, von wann bis wann der unbezahlte Urlaub dauert und regeln Sie die damit verbundenen Auswirkungen.
Das SECO bietet eine Checkliste zum unbezahlten Urlaub. Dort finden Sie die wichtigsten versicherungstechnischen und administrativen Punkte:
Möglicherweise kommt für Ihren Betrieb das sogenannte Bandbreitenmodell (auch Lohn-Zeit-Option genannt) in Frage: Mitarbeitende bekommen zusätzliche Ferientage, dafür arbeiten sie in gewöhnlichen Wochen mehr oder erhalten etwas weniger Lohn.
Eine zusätzliche Wochenstunde oder vier Prozent weniger Lohn ergeben zum Beispiel etwa eine zusätzliche Ferienwoche. Die Beschäftigten arbeiten dabei weiterhin in ihrem gewohnten Pensum, haben aber mehr Ferientage.
Definieren Sie die Bandbreite, in der das möglich ist.
Mitarbeitende haben Anspruch auf gewisse freie Tage.
Laut Gesetz sind den Mitarbeitenden die «üblichen freien Stunden und Tage» zu gewähren, z. B. bei Umzug, Heirat, Todesfall, der Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder der Ausübung eines öffentlichen Amts, der militärischen Rekrutierung oder zur Stellensuche nach erfolgter Kündigung. Was üblich ist, definiert das Gesetz allerdings nicht genauer.
Diese freien Zeiten gewähren die meisten Betriebe:
Viele Unternehmen regeln die freien Tage im Personalreglement.
Freie Tage sind auch in anderen Situationen hilfreich, z. B. um ein Kind zum ersten Kindergartentag zu begleiten oder einem kranken Elternteil bei einer Operation beizustehen.
Viele Unternehmen kommen ihren Angestellten in ausserordentlichen Situationen entgegen und gewähren ihnen zusätzliche bezahlte Freitage. Dies zahlt sich oft aus: So steigt die Bereitschaft von Angestellten, mehr zu arbeiten oder Sondereinsätze zu leisten.
Frischgebackene Eltern haben andere Bedürfnisse als Eltern von Teenagern oder Mitarbeitende, die Angehörige pflegen. Für Führungspersonen bieten sich andere Lösungen an als für Schichtarbeitende.
Sprechen Sie mit den Mitarbeitenden über ihre Vereinbarkeitssituation und finden Sie individuelle Lösungen, die gut zur aktuellen Situation passen. Das Mitarbeitendengespräch ist ein gutes Gefäss, um dieses Thema regelmässig aufzunehmen. Signalisieren Sie ausserdem, dass Sie für andere Lösungen offen sind, wenn sich die Situation oder die Bedürfnisse ändern.
Flexibilität hat immer zwei Seiten: Mitarbeitende mit Familienpflichten brauchen Flexibilität und Planbarkeit – Betriebe auch.
Eine gute Lösung lebt von gegenseitigem Entgegenkommen. Flexible Arbeitszeiten sind darum meistens ein Kompromiss, der auf beide Seiten Rücksicht nimmt.
Wenn Sie unsicher sind, wie geeignet ein neues Arrangement ist: Vereinbaren Sie eine Testphase von z. B. drei Monaten. Danach können Sie mit den Mitarbeitenden besprechen, ob sich die Änderung bewährt.
Dokumentieren Sie die wichtigsten Punkte des neuen Arrangements schriftlich. Je klarer die Ausgangslage, desto kleiner ist das Konfliktpotenzial.
Viele Herausforderungen können Teams selbst lösen: Die Mitarbeitenden können sich auch einmal bei Einsätzen vertreten, Arbeiten auf mehrere Personen aufteilen oder kurzfristig Aufgaben übernehmen, wenn jemand den Arbeitsplatz verlassen muss oder ausfällt.
Falls möglich: Geben Sie genügend Spielraum, damit sich die Teams unkompliziert organisieren können. Das ist nicht aufwändig für den Betrieb, aber ein grosser Gewinn für die Teammitglieder. Wenn nötig können Vorgesetzte diesen Prozess unterstützen.
Die Vorfreude auf Ferien ist die schönste Freude. Damit die Ferienplanung nicht zum Frust wird, empfiehlt sich: Ferien frühzeitig festlegen und im Team besprechen.
Für erwerbstätige Eltern ist die Kinderbetreuung während der Schulferien eine Herausforderung.
Es hilft Mitarbeitenden mit Kindern, wenn sie ihre Urlaubstage während der Schulferien beziehen oder ihr Pensum während dieser Zeit reduzieren können.
Mitarbeitende mit Familienpflichten bei der Ferienplanung und bei Feiertagen zu bevorzugen, birgt ein gewisses Konfliktpotenzial. Achten Sie deshalb darauf, dass möglichst alle zum Zug kommen.
Schichtarbeit erschwert flexibles Arbeiten, vereinfacht aber manchmal die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wichtig ist für Beschäftigte mit Kindern oder pflegende Mitarbeitende, dass ihre Bedürfnisse bei der Planung berücksichtigt werden.
Wer am frühen Morgen eine Schicht beginnt, ist am Nachmittag für die Kinder da. Umgekehrtes gilt für Abendschichten: Diese können attraktiv sein, wenn kleine Kinder morgens zu Hause sind und die Partnerin oder der Partner sich am Abend um sie kümmert.
Wer private Verpflichtungen hat, ist auf eine langfristige Planung angewiesen.
Hilfreich ist auch eine gewisse Konstanz des Schichtarrangements – z. B. fixe Arbeitstage, fixe Schichten oder ein Muster, das sich wiederholt.
Mitarbeitende mit Kindern oder pflegende Mitarbeitende schätzen häufig kürzere Schichten. Das können z. B. Halbtagesschichten sein oder Schichten, die sechs statt acht Stunden dauern.
Vielleicht lassen sich solche Kurzschichten in Ihrem Betrieb einrichten? Oder zwei Mitarbeitende können sich eine Schicht teilen und je eine Halbtagesschicht übernehmen?
Manchmal ist es hilfreich, wenn Mitarbeitende mehrere Funktionen übernehmen können. Dadurch können sie flexibler eingesetzt werden – das ist häufig für Betriebe und Beschäftigte attraktiv.
Flexible Arbeitszeiten funktionieren am besten, wenn mehr als eine Person mit einem bestimmten Arbeitsbereich vertraut ist. Das erreichen Sie durch Teamarbeit, Jobsharing und gute Stellvertretungen.
Gute Stellvertretungslösungen bewähren sich bei allen Mitarbeitenden, z. B. auch wenn jemand krankheitshalber ausfällt oder frei nehmen möchte.
Wenn bei der Arbeitszeit und der Ferienplanung immer Mitarbeitende mit Betreuungspflichten den Vorrang haben, kann dies zu Spannungen im Team führen. Das kann auch dann passieren, wenn Beschäftigte, die früher kommen oder später gehen, immer die liegen gebliebenen Arbeiten übernehmen müssen.
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen besondere Rücksicht nehmen auf Arbeitnehmende mit Familienpflichten, wenn sie Arbeits- und Ruhezeiten festsetzen. Das sind Mitarbeitende, die für die Erziehung von Kindern bis 15 Jahren verantwortlich sind oder pflegebedürftige Angehörige oder nahestehende Personen betreuen.
Das Gesetz gibt vor: Arbeitnehmende mit Familienpflichten...
Weitere Informationen:
Es gibt verschiedene gesetzliche Bestimmungen zu Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten. Beachten Sie diesen Rahmen auch bei flexiblen Arbeitszeiten.