Gut organisiert ist halb gewonnen. Überprüfen Sie, wie familienfreundlich Ihre Organisation und Planung sind, und passen Sie wo nötig an. Nicht nur Ihren Mitarbeitenden ist damit geholfen. Sie halten so auch wichtiges Wissen im Betrieb und sind für Unvorhergesehenes besser gerüstet.
Wer Kinder betreut oder jemanden pflegt, muss vorausplanen können und ist dankbar um Entgegenkommen.
Achten Sie bei der Planung auf diese Punkte:
Wer springt ein, wenn jemand ausfällt? Wer ist Ansprechperson an Tagen, an denen Teilzeitmitarbeitende frei haben oder Personen aus anderen Gründen abwesend sind?
Legen Sie für wichtige Projekte, Aufgaben und Aufträge eine Stellvertretung aus dem Team oder durch eine vorgesetzte Person fest. Das Gleiche gilt für Aufgaben, bei denen immer eine ansprechbare Person verfügbar sein muss. Halten Sie diese Abmachungen schriftlich fest.
Stellvertretungen zu regeln, lohnt sich nicht nur bei Mitarbeitenden mit Betreuungsaufgaben. Es bewährt sich auch dann, wenn jemand krank wird, einen Unfall hat oder kündigt.
Die Details können die Mitarbeitenden, die sich gegenseitig vertreten, auch untereinander ausmachen, z. B. wechselnde Präsenzzeiten oder wie, wann und in welcher Form sie Informationen weitergeben. Damit erreichen Sie in der Regel verbindlichere und passendere Lösungen.
Manchmal zeichnen sich Veränderungen ab: Eine Mitarbeiterin wird schwanger und könnte möglicherweise ausfallen. Ein Mitarbeiter kümmert sich um seine Mutter in einer akuten Phase und möchte weniger arbeiten. Oder jemand wird krank und es ist unklar, wie das Arbeitsleben für die Person weitergeht. Wenn die Stellvertretungen schon im Voraus gut geregelt sind, ist das Gold wert.
Zusätzlich hilft ein Notfallplan durch unvorhersehbare Veränderungen: Halten Sie fest, wie Sie vorgehen, wenn eine Person für kurze oder längere Zeit ausfällt oder das Pensum reduzieren muss.
Weitere Infos finden Sie hier:
In vielen Branchen ist es wichtig, dass die Arbeit gut übergeben wird und alle nötigen Informationen fliessen. Idealerweise übergeben die Mitarbeitenden die Arbeit gleich selbst.
Was gut funktioniert, hängt auch von der Art der Arbeit ab und wie Ihr Betrieb organisiert ist. Wählen Sie das Passende aus den folgenden Tipps:
Stellen Sie sicher, dass alle die Informationen erhalten, die sie benötigen. Das ist wichtig in ganz verschiedenen Situationen: bei Teilzeitarbeit, mobilem Arbeiten, Arbeiten ausser Haus, flexiblen Arbeitszeiten, aber auch bei Ausfällen oder Kündigungen.
Diese Varianten haben sich bewährt:
Viele Betriebe geben ihren Teams einen gewissen Spielraum bei der Arbeitsgestaltung.
Wie viel Freiraum und wie viel Begleitung durch Vorgesetzte sinnvoll sind, hängt von der Art der Arbeit und vom Team ab. Teams können je nach Situation z. B. selbst:
Mit diesem Gestaltungsspielraum können die Teammitglieder sich einfacher absprechen, Arbeiten flexibel untereinander abtauschen und gegenseitig Rücksicht auf persönliche Bedürfnisse nehmen. Dies ermöglicht allen, private und berufliche Verpflichtungen einfacher zu vereinbaren.
Digitale Tools erleichtern den Arbeitsalltag, sparen Zeit und ermöglichen flexibleres Arbeiten. Nutzen Sie die Digitalisierung, um Vereinbarkeit voranzubringen.
Eine Arbeitsübergabe auf der Baustelle per Videonachricht? Thematische Gruppen-Chats für das ganze Team? Digitale Tools machen es möglich und erlauben eine nahtlose Kommunikation, wenn Mitarbeitende Teilzeit, mobil oder bei der Kundschaft vor Ort arbeiten. Besprechen Sie mit Ihrem Team, welche Lösungen am besten passen.
Damit Mitarbeitende zu Hause oder unterwegs effizient arbeiten können, sind gute Tools unabdingbar. Nutzen Sie interne Netzwerke, Chatfunktionen, Blogs oder Tools zur Zusammenarbeit.
Wo greift Ihr Betrieb noch zu Papier, wo es auch elektronisch ginge? Überprüfen Sie Ihre Arbeitsprozesse und informieren Sie sich über digitale Tools, damit Dokumente von überall bearbeitet werden können:
Auch bei der Planung von Diensteinsätzen oder Projekten und für Rapporte sind digitale Tools hilfreich. So kann eine digitale Dienstplangestaltung in der Pflege Verfügbarkeiten und Präferenzen berücksichtigen sowie flexibler auf Ausfälle reagieren. Ein Tool für digitales Projektmanagement erlaubt allen Beteiligten den gleichen Überblick und flexiblere Absprachen. Je nach Branche eignen sich unterschiedliche Tools. Stöbern Sie im digitalen Angebot.
Sie führen einen kleinen Betrieb und viele Lösungen liegen bei Ihnen aus Kosten- oder Ressourcengründen nicht drin?
Dann nutzen Sie gezielt die Vorteile, die sie gegenüber grossen Unternehmen haben: