Regeln Sie die Arbeitsübergaben
In vielen Branchen ist es wichtig, dass die Arbeit gut übergeben wird und alle nötigen Informationen fliessen. Idealerweise übergeben die Mitarbeitenden die Arbeit gleich selbst.
Was gut funktioniert, hängt auch von der Art der Arbeit ab und wie Ihr Betrieb organisiert ist. Wählen Sie das Passende aus den folgenden Tipps:
- Zuständigkeiten klären: Klären Sie, wer wofür zuständig ist und wer welche Informationen an wen weitergeben soll. Im besten Fall geschieht der Informationstransfer direkt zwischen den Mitarbeitenden – ansonsten über die vorgesetzte Person.
- Bringschuld: Die Person, die die Arbeit übergibt, muss aktiv werden. Ist der Nachfolgerin oder dem Nachfolger nicht alles klar, holt sie oder er sich die Informationen aktiv.
- Wichtige Informationen: Die Mitarbeitenden geben alle wichtigen Informationen weiter, damit die Arbeit gut weitergeführt werden kann. Das können bei Aufträgen für Kundschaft z. B. der Stand des Auftrags, Abmachungen, Abweichungen oder nächste Schritte sein. Auch Fehler oder Schwierigkeiten sollten Erwähnung finden.
- Aufträge dokumentieren: Mitarbeitende dokumentieren das Wichtigste, wenn sie Aufträge für Kundinnen oder Kunden ausführen. Das kann elektronisch oder auf Papier geschehen. Der Stand der Aufträge wird entweder laufend oder z. B. am Ende des Tages aktualisiert.
- Checkliste: Erstellen Sie eine Checkliste, wenn die Übergaben immer ähnlich ablaufen. Eine gute Vorlage für Übergaben bei Kundenaufträgen vor Ort liefert Teilzeitbau.
- Verschiedene Formen testen: Probieren Sie mit Ihren Mitarbeitenden aus, wie die Arbeitsübergaben am besten klappen – schriftlich, telefonisch, per Video oder per Sprachnachricht. Was gut funktioniert, ist individuell ganz verschieden.
- Mündlich: Wer nicht am Computer arbeitet oder kompliziertere Informationen weitergeben will, informiert häufig am besten mündlich – per Sprachnachricht, Video oder Telefon. Es kann sich auch lohnen, vom Auftragsort Fotos oder Filme aufzunehmen und diese in der Dokumentation abzulegen oder direkt an Nachfolger/innen weiterzugeben.